Regolamento Whistleblowing – Informativa e Procedure per Segnalazioni Aziendali dell’Agenzia di assicurazioni COFACE “CMS-Credit Management Services srl” sita in Centro Direzionale Isola F11, Napoli.

1. Introduzione e Ambito Normativo

In conformità al Decreto legislativo del 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva (UE) 2019/1937, l’Agenzia riconosce l’importanza delle segnalazioni nella prevenzione e nel contrasto di illeciti. L’ Agenzia si impegna a garantire canali sicuri e riservati per le segnalazioni interne, rispettando la tutela dei segnalanti e applicando le normative vigenti in materia. Questo regolamento è in linea con le disposizioni del Codice delle Assicurazioni Private (D.Lgs. 7 settembre 2005, n. 209), che impone agli intermediari finanziari l’obbligo di conformarsi a elevati standard di integrità e trasparenza nello svolgimento delle attività e di adottare misure adeguate per prevenire, rilevare e correggere eventuali condotte illecite.

 

2. Soggetti Abilitati a Segnalare

Le segnalazioni possono essere effettuate da:

• Dipendenti dell’Agenzia, collaboratori, liberi professionisti, consulenti, e altre figure inserite nell’organizzazione aziendale.
• Volontari, tirocinanti, e membri degli organi direttivi, indipendentemente dal loro rapporto giuridico con l’Agenzia, anche se cessato o in fase di definizione.
• Soggetti terzi con rapporti d’affari, come clienti e fornitori.

 

3. Oggetto della Segnalazione

Le segnalazioni devono riguardare:

• Violazioni di leggi nazionali o dell’Unione Europea che minacciano l’interesse pubblico o l’integrità dell’Agenzia.
• Comportamenti illeciti quali irregolarità amministrative, contabili, civili e/o penali.
• Condotte contrarie ai Protocolli Aziendali e alle normative specifiche degli intermediari finanziari previsti dal Codice delle Assicurazioni Private. In particolare, le segnalazioni possono riguardare violazioni dei principi di trasparenza e correttezza richiesti agli intermediari assicurativi ai sensi degli articoli 183 e seguenti del Codice delle Assicurazioni Private, che disciplinano gli obblighi di comportamento e di vigilanza verso la clientela.

Non sono ammesse segnalazioni per:

• Contestazioni individuali o rivendicazioni di lavoro personali.
• Violazioni inerenti alla sicurezza nazionale o notizie già di dominio pubblico.
• Segnalazioni non fondate, basate su voci di corridoio o indiscrezioni.

 

4. Canali di Segnalazione

L’Agenzia mette a disposizione diversi canali riservati:

• Posta ordinaria: utilizzando il sistema delle “tre buste” per garantire la separazione dei dati personali dalla segnalazione e garantire la riservatezza.

In vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura del WBManager, è necessario che la segnalazione venga inserita in tre (3) buste chiuse:

1.- la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
2.- la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
3.- Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “Strettamente confidenziale. Riservata al Whistleblowing Manager”, al fine di garantire la massima riservatezza.

In caso di utilizzo di tale canale, il Segnalante dovrà indicare nella comunicazione un indirizzo / email al quale il Whistleblowing Manager potrà dare prova della ricezione della Segnalazione e fornire il relativo riscontro. Ove non fosse indicato alcun indirizzo/email, il Whistleblowing Manager esaminerà la Segnalazione, senza alcun obbligo di prova della ricezione e di obbligo di riscontro previsti dalla normativa Whistleblowing.

• Contatto con il Whistleblowing Manager: su richiesta del segnalante, che può essere documentato tramite registrazione o verbale.

E’ possibile richiedere un Incontro diretto con il Whistleblowing Manager.
Il segnalante, avvalendosi dei canali di cui sopra, oltre all’indirizzo email [email protected] potrà richiedere un incontro diretto al Whistleblowing Manager, a cui effettuare la segnalazione in forma orale, a condizione che indichi nella richiesta un
recapito a cui poter essere contatto. L’incontro sarà fissato entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento della richiesta. La comunicazione della segnalazione in via orale, previo consenso del segnalante, è documentata a cura del Whistleblowing Manager mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

 

5. Trattamento delle Segnalazioni Anonime

Le segnalazioni anonime non sono generalmente accettate, salvo alcune eccezioni per segnalanti anonimi successivamente identificati. L'Agenzia conserva comunque la documentazione delle segnalazioni anonime per eventuali riferimenti futuri.

 

6. Procedura di Gestione delle Segnalazioni

Il processo prevede:

• Ricezione delle segnalazioni e conferma al segnalante (se identificato).
• Valutazione preliminare per stabilire la rilevanza della segnalazione.
• Indagine interna in caso di segnalazioni fondate.
• Chiusura della segnalazione con esito finale, informando il segnalante.

 

7. Tutela dei Segnalanti
Tutti i segnalanti sono protetti contro eventuali misure ritorsive. Qualora il segnalante ritenesse che la propria segnalazione non abbia avuto seguito, o in caso di pericolo imminente per l’interesse pubblico, può presentare la segnalazione all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

 

8. Riservatezza Sicurezza e Privacy
L’Agenzia garantisce che tutte le comunicazioni e le indagini siano trattate in modo sicuro e confidenziale e a norma per quanto riguarda le misure di sicurezza e quelle in materia di trattamento dei dati personali ex GDPR. Inoltre, il Whistleblowing Manager, responsabile della gestione delle segnalazioni, adotterà misure per proteggere l’identità del segnalante e per gestire le segnalazioni nel rispetto della normativa.

 

9. Obblighi di Conformità e Vigilanza
In conformità con il Codice delle Assicurazioni Private, l'Agenzia è tenuta ad adottare misure organizzative idonee a garantire il rispetto della normativa vigente e degli obblighi di condotta verso la clientela. Tale obbligo si estende anche alla corretta gestione e verifica delle segnalazioni di illeciti, a tutela della trasparenza e dell’integrità aziendale.

Update del 5 novembre 2024